Унификация документов: основные понятия
3.Углубление формализации документов одно из важных направлений их унификации и стандартизации. Степень формализации документов определяется методами их изготовления и обработки и должна быть наиболее высокой при автоматизации этих процессов. Причем степень формализации документов зависит как от устройств и способов ввода данных, так и от способов хранения и обработки введенной информации.
4.Применение единой терминологии в документах. Формализация смыслового содержания документов (естественного языка) нужна для типизации текстов и особенно для их быстрого поиска из большого массива таких документов. Применение единой терминологии является одним из направлений унификации и стандартизации как формы, так и содержания документов. Единообразие терминов необходимо в наименованиях видов и разновидностей документов, их реквизитов, в управленческих текстах на естественном языке
Унификация терминологии в документах проводится по различным направлениям. Разрабатываются правила построения заголовков форм документов. Составляются единые перечни показателей входных форм, при этом повышается точность формулировок реквизитов, обеспечивающих полное соответствие их наименований и содержания, исключающая возможность различных толкований. Для сокращения применяемой лексики разрабатываются тезаурусы реквизитов-признаков, технико-экономических показателей и составляются дескрипторные словари. Применяется формализованная грамматика, позволяющая эффективно вводить элементы управленческих текстов. Унификация терминов управленческих документов упрощает их кодирование, а также обеспечивает эффективную обработку и поиск документов в автоматизированных системах управления.
5.Типизация и трафаретизация текстов. В практике управления встречается большое количество однотипных управленческих ситуаций, для описания, которых могут применяться одни и те же тексты. Такие тексты, пригодные для многократного применения в неизменном виде или с некоторыми изменениями, называют типовыми. Бланки документов, включающие в себя фрагменты типового текста, называют трафаретными. Типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные — в виде набора бланков
Считается, что до 45% текстовых документов, применяемых в управлении, поддаются типизации и трафаретизации.
В литературе определяют следующие принципы унификации документов:
1.Соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий.
2.Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или считывания.
3.Снижение физического объема документов в результате обоснованного определения площадей для размещения реквизитов.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.