Делопроизводство в советскую эпоху и современный период

· издания бланков и форм документов;

· издания инструкций и руководств;

· снабжения учреждений и предприятий усовершенствованным канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинами;

· организации курсов по подготовке практических работников — делопроизводителей и др.;

· информирования широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях, рационализации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Несмотря на такой широкий спектр задач, главным направлением деятельности Оргстроя была рационализация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ. Оргстрой разрабатывал комплексные проекты рационализации делопроизводства, работы машбюро, архивов, занимался унификацией служебных документов. Практическая деятельность Оргстроя потребовала проведения теоретических исследований. Для этих целей в 1926 г. при НК РКИ создается Институт техники управления (ИТУ).

ИТУ был создан для решения задач, которые придали ему значение общесоюзного научно-методического центра:

· научной разработки вопросов техники управления, изучения техники работы учреждений и выработки систем и практических мероприятий по рационализации техники управления;

· консультации и популяризации достижений в области техники управления.

Решение этих задач должно было способствовать привлечению самых широких масс к управлению государством, удешевлению содержания советского аппарата, устранению излишеств, что позволило бы сохранить средства на индустриализацию страны.

ИТУ теснейшим образом сотрудничал с Оргстроем, разрабатывал методику обследования, научно обосновывая методы совершенствования делопроизводства, а Оргстрой применял эти разработки на практике, внедрял их в деятельность учреждений. Не случайно 50% своих прибылей Оргстрой отчислял ИТУ для развития научно-исследовательских работ.

Комплексный подход к изучению делопроизводства привел к разработке ИТУ методики организационного проектирования. Она включала ориентировочное и детальное обследование, анализ собранных материалов, разработку проекта рационализации системы делопроизводства, его внедрение. Среди методов обследования делопроизводства, предложенных ИТУ, — непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотография, самофотография рабочего дня, хронометраж. Создание методики обследования системы делопроизводства — одна из выдающихся заслуг института. Все эти методы применяются до настоящего времени при проведении подобных работ.

При ИТУ были созданы структурные подразделения, занимавшиеся конкретными направлениями рационализации.

Кабинет стандартизации разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др.; форматов бумаги, а также стандарты на Материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

Физико-техническая лаборатория ИТУ разрабатывала нормы труда канцелярских служащих, изучала условия труда, оборудование рабочих мест, факторы, влияющие на нормы выработки.

Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ было создано Консультационное бюро, сотрудники которого давали консультации по вопросам рационализации техники управления. Особое значение эти консультации имели для периферии. С целью популяризации своих достижений Оргстрой и ИТУ в апреле 1928 г. открыли выставку-музей, где демонстрировались достижения в области рационализации управленческого труда и делопроизводства.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил Правила постановки архивной части дело производства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР. Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов, а также устанавливали порядок их уничтожения.