Делопроизводство в советскую эпоху и современный период

Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

Создание унифицированных систем документации рассматривается как один из эффективнейших способов совершенствования ДОУ. Объектом унификации принято считать документы и системы документации. Однако унификация затрагивает, по мнению исследователей затрагивает вопросы их функционирования и приемы работы с ними. Следовательно, объектом унификации можно считать документационное обеспечение управления в целом.

Роль унификации не исчерпывается созданием унифицированных документов. Ее целям служит и разработка нормативных и методических материалов (ЕГСД, стандартов, инструкций и т.д.)

Во второй главе работы мы рассматриваем унификацию документов в историческом аспекте.

Исторически человек всегда стремился унифицировать приемы труда и разнообразить предметы деятельности. Влияние внешних факторов (дефицит времени и материалов) вынуждает человека унифицировать управленческий документ ( предмет труда в сфере управления).

Исследователи давно обратили внимание на исконное стремление деловых бумаг к единообразию. Так, Д.С.Лихачев отмечал шаблонные выражения в документах ХIV-ХV вв.

Возникшее как "канцелярский обычай" применение единообразных приемов, их повторяемость затем вылились в создание специальных сборников документов (называемых "формулярами" или "титулярниками"), содержащих образцы, которым было необходимо следовать при подготовке документов. Реформа в области письмоводства, проводившаяся в начале 19 века, потребовала унифицировать состав реквизитов и структуру текста документов, чтобы с наименьшей затратой времени знакомиться с его содержанием, как можно скорее распределять документы по назначению, т.е. унификация способствовала ускорению делопроизводственного процесса.

В дальнейшем унификация развивалась как система воздействия на форму документа через письмовники, риторики, пособия и руководства по делопроизводству, как ведомственная регламентация актов создания документа, как нормативное регулирование систем документации.

В 20-е гг. ХХ века работы по унификации проводились в русле стандартизации документов. Целенаправленно унификация документов развернулась с начала 70-х гг. и продолжается до настоящего времени.