Принципы планирования, расстановка приоритетов
У Бодо Шефера и Брайана Трейси несколько разные взгляды на расстановку приоритетов задач, но я выявил общие и сгруппировал их.
Ежедневное планирование порождает узкий взгляд на вещи – как в кино на первом ряду. Мы не в состоянии видеть перспективу и учитывать Цель. В этом случае мы ориентируемся на срочность. Планирование по неделям учитывает контекст, мы задумываемся о важности дел и их эффективности, считает Бодо Шефер. Необходимо составлять расписание согласно приоритетам. Сначала мы делаем важные вещи, потом те, что хотим сделать. Для увеличения продуктивности в два раза абсолютно необходимо определить главную на данный момент задачу и заставить себя работать над ней до ее окончательного решения. Суть управления временем заключается в том, чтобы помочь вовремя определить главное дело. Как только такое дело первостепенной важности установлено, подумайте о возможных последствиях в случае его выполнения или невыполнения. Важное дело имеет весомые последствия и в том случае, когда оно выполнено и когда не выполнено.
Рассмотрим, как различать важность и срочность дел.
А – это самое необходимое в данный момент. Это и важно и срочно. Например, проект со сроками сдачи. Не стоит откладывать такие вещи, их надо решать в первую очередь, попытка отложить их создаст серьезные проблемы. Успешные люди автоматически важные дела делают срочными. Однако необходимо решить, действительно ли мы находимся в квадрате А.
Б – дела важные, но не срочные. Обычно с ними связаны большие долговременные последствия. Это такие дела, как работа над собой, совершенствование своих навыков и знаний, занятие физическими упражнениями и спортом, а также время, уделяемое семье. Важный и не срочный вопрос можно отложить. Однако он может оказать огромное влияние долгосрочной перспективе.
Не срочные, но важные дела рано или поздно становятся очень срочными, как, например, курсовая работа в институте, или отчет для начальника, или встреча с клиентом, с которым истекает срок контракта.
C – дела срочные, но не такие важные. Это внезапно возникшие проблемы, например срочное погашение долгов. Часто в силу своей спешности они создают иллюзию важности. Многие считают, что они работают, когда делают что-либо срочное и неважное. На самом деле это большая трата времени, способная разрушить вашу карьеру и ваш потенциал.
D – здесь нас вообще не должно быть, это пустая трата времени, пожиратели времени. Они полностью лишены смысла. Ими занимаются в течение дня, хотя они не имеют никакого значения и никаких последствий. Примером может служить чтение газеты, звонок домой с вопросом относительно меню ужина, поход в магазин.
Бодо Шефер выделяет для себя всего лишь один «день безделия» в несколько недель, когда он может ничего не делать. Брайан Трейси говорит, что мы должны каждый день делать то, что приближает нас к своей цели. Они оба исключают из своей жизни «ненужные» дела. Однако я считаю, что нельзя совсем не заниматься вещами, которые не приносят видимого результата. Если мы не будем иногда делать то, что хотим, не задумываясь о пользе дела, то мы можем потерять интерес к жизни, заработать стресс или депрессию или, по крайней мере, плохое настроение. А все это противоречит принципу «Работайте с максимальной энергией»
Бодо Шефер приводит интересный показательный пример. Возьмите ведро и несколько больших камней. Определите, сколько камней войдет в это ведро. Если они большие – 2-3. Полное ли ведро теперь? Нет, теперь можно добавить еще несколько маленьких камней. Полное ли оно теперь? Теперь можно насыпать песка. Полное ли оно теперь? Нет, теперь можно налить еще несколько литров воды… Но если бы мы сначала налили воду, насыпали песок и положили маленькие камни, то больших камней влезло бы максимум один или ни одного.