Виды и классификации документов

– входящие документы, поступившие в организации;

– исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

– обычные (открытые, несекретные);

– секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

– конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме изложения:

– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

– черновик – предварительная редакция документа;

– беловик – чистовик;

– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

– автограф – документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

– копия документа – точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

– дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам хранения:

– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

– документы временного хранения – до 10 лет;

10. По происхождению:

– служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

– личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

11. По срокам исполнения:

– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

– несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, документ -

зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Он играет огромную роль не только в жизни одного человека, но и в жизни общества в целом. Документоведение тесно связана не только с гуманитарными науками, но и с экономическими, информационными (история, источниковедение, архивоведение, книговедение, менеджмент, психология управления и делового общения и др.).

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Существует множество классификаций документов, предложенные различными авторами. Они классифицируют документы по разным признакам. Например, одни авторы используют в своей классификации такой признак, как ограничения доступа к документам, другие же авторы используют данный признак в своей классификации документов.

[1] Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства документационное обеспечение управления: учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.- 2-е изд.- М., Новосибирск: ИНФА-М, НГФЭиУ, 2001. – 270 с.

[2] ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998

[3] Ожегов, С.И. Толковый словарь русского языка/ Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. – 3-е изд. – М.: АЗЪ, 1996. – 928с.

[4] Ларьков, Н.С.

Документоведение:

учебное пособие./ Томск. гос. ун-т. – М.: АСТ: Восток–Запад, 2006

[5] Организационно-распорядительные документы : метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. – Красноярск, 2008. – 92 с

[6] Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. – М.: Книга-сервис, 2003. – 160 с

[7] Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. – М.: Приор, 1997. – 254 с

[8] Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. – 6-е изд. – М. : ИНФРА-М; НГА, 2006