Виды коммуникаций

Тем не менее способность современных компьютерных систем давать различные «срезы» информации, представлять ее в графическом виде, распределять ее в зависимости от иерархии сотрудников и их прав доступа несет в себе существенный потенциал упрощения работы управленца. Даже простое внедрение эффективной системы управления списками рассылки электронной почты в корпорации способно на 30 -40% уменьшить лавину писем, обрушивающихся на персонал компании. Фильтрация может стать и серьезным барьером внутриорганизационной коммуникации в том случае, когда информация просеивается и корректируется в интересах отдельных сотрудников, а не целей организации. Существует множество примеров намеренного и ненамеренного искажения информации, отсутствия единой терминологии при коммуникации снизу вверх, которые привели к ошибочным управленческим решениям и человеческим жертвам. Полностью избежать субъективной фильтрации не удается ни одной организации, однако ее масштабы могут быть уменьшены за счет: создания атмосферы доверия в организации, прежде всего открытости руководства, выполнения обещаний, обеспечения справедливости в применении организационных процедур; информирования сотрудников о целях организации и результатах их достижения; выявления и наказания сотрудников, намеренно искажающих информацию, вне зависимости от занимаемых ими должностей. Крупные организации часто публикуют ежемесячные издания с информацией для персонала. В них выходят статьи с обзорами предложений по вопросам менеджмента, обсуждаются проблемы охраны здоровья, новые контракты, новые виды товаров и услуг, а также ответы руководства на вопросы рядовых работников. Технологии видеозаписи обеспечили организации еще одним средством распространения информации. IBM использует видеозаписи, как правило, в комбинации с печатными материалами. Например, финансовый директор рассказывает о достижениях своего подразделения за прошедший год, а к видеозаписи прилагается годовой отчет, опубликованный в информационном бюллетене.

Печатные материалы позволяют представить большой объем фактических данных, а видеозапись помогает персоналу составить собственное мнение о стиле и характере руководства. Улучшить качество организационных коммуникаций помогают последние достижения в сфере информационных технологий. Компьютер уже оказал огромное влияние на способ распространения и сбора информации. Сегодня благодаря электронной почте можно направить письмо любому человеку в организации, что неизменно приведет к снижению традиционно огромного объема телефонных переговоров.

Кроме того, она позволяет общаться людям, находящимся в разных офисах, городах и даже в разных странах. Огромные возможности открывают и достижения в сфере телефонной связи, а видеоконференции позволяют людям в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждать проблемы в непосредственном контакте друг с другом, буквально глядя в глаза собеседнику.