Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации

Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».

При рассмотрении прайс-листов на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость почти одинакова. Но одно из самых главных требований к системе – возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т.е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «Digital Design»), стоимость которой приведена в таблице 3.7.

Таблица 3.7 – Стоимость системы DocsVision

Следовательно, в ГТРК «Дальневосточная» необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».

Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации ДОУ «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как канцелярия, отдел управления качеством и стандартизацией, но и других отделов предприятия, например, юридического отдела, отдела кадров, отдела маркетинга и продаж и др.

Приложение «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.

Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота на предприятии в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников Канцелярии по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.

Затраты на внедрение приложения окупаются в короткие сроки, а ежемесячная экономия составляет 3 192 рубля для службы ДОУ ГТРК «Дальневосточная».

Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.

Одним из важных документов по организации работы в системе является Инструкция. С ней должны ознакомиться все пользователи системы.