Оценка экономической эффективности
В результате была определена основная цель исследования – выбор автоматизированной системы информационного обеспечения, которая интегрируется с «1 С: Предприятие» версии 8.0. и автоматизирует процесс электронного документооборота.
В первой главе были рассмотрены основные нормативно-правовые документы в сфере информатизации, система прав, обязанностей и ответственности в сфере информационного обеспечения.
Во второй главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства, внедренной в ГТРК «Дальневосточная» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.0» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций с документами – ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде.
Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы информационного обеспечения и автоматизации ДОУ ГТРК «Дальневосточная» – выбор и внедрение уже разработанного приложения, существующих на российском рынке автоматизированных систем информационного обеспечения.
В третьей главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из нескольких систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).
Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, т.е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ГТРК «Дальневосточная» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.
Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.
Также была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения информационного обеспечения, она составляет 195 000 рублей. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупятся в течение года при среднем годовом доходе 1 300 000 рублей.
Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.
Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.
Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ГТРК «Дальневосточная». Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
– актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.